W skrócie (2 minuty)

W tej polityce wyjaśniamy Ci, jakie dane zbieramy i po co, kiedy bierzesz udział w Rybnickiej Lidze E-Sportowej albo po prostu korzystasz z naszej strony. Administratorem danych jest Fundacja Start Młodych.

Żebyśmy mogli przyjąć zgłoszenie drużyny i przeprowadzić turniej, prosimy m.in. o Twoje imię i nazwisko, szkołę, nicki/identyfikatory (Discord i FACEIT), link do profilu FACEIT oraz e-mail powiązany z kontem FACEIT. Jeśli jesteś kapitanem, potrzebujemy też Twojego maila i telefonu do szybkiego kontaktu. Skład drużyny zgłasza kapitan, a każdy członek dostaje wiadomość i ma możliwość zgłoszenia, że dane są nieprawidłowe.

Dbamy o uczciwość i bezpieczeństwo rozgrywek, więc możemy zbierać i przechowywać materiały potrzebne do rozpatrywania zgłoszeń: linki do meczów, demo, screeny, logi oraz raporty sędziowskie i korespondencję dotyczącą naruszeń regulaminu. Jeśli nagrywamy commsy, to tylko na oficjalnych kanałach meczowych, tylko w czasie meczu i kanały są oznaczone jako nagrywane.

Materiały „operacyjne” trzymamy krótko (np. commsy ok. 30 dni, dowody standardowo do 90 dni po zakończeniu edycji), a dłużej tylko wtedy, gdy jest incydent, odwołanie albo spór.

Wyniki turnieju możemy publikować publicznie. Jeśli nie wyrazisz zgody na publikację imienia i nazwiska, wynik może być pokazany w wersji „nick + drużyna + szkoła” (bez pełnych danych). Przy wieku 15 lat do publikacji wyników i wizerunku potrzebujemy zgody rodzica/opiekuna.

Na stronie używamy narzędzi technicznych i analitycznych (m.in. Cloudflare, Google Tag Manager, Google Analytics 4 i Microsoft Clarity). Analityka działa dopiero po Twojej zgodzie z banera cookies.

Masz prawo m.in. poprosić o dostęp do danych, sprostowanie, ograniczenie przetwarzania, wnieść sprzeciw albo wycofać zgodę. W sprawach prywatności pisz na team@rles.pl.

Przejdź do pełnej wersji


Pełna wersja

Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z organizacją turnieju Rybnicka Liga E-Sportowa (RLE) oraz prowadzeniem strony internetowej i kanałów komunikacji (w tym Discord). Dokument jest „2 w 1”: obejmuje zarówno kwestie uczestnictwa w turnieju, jak i korzystania ze strony.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Fundacja Start Młodych z siedzibą w Rybniku (ul. Tadeusza Kościuszki 54, 44-200 Rybnik), KRS: 0001137018, NIP: 6423257212, REGON: 540136974.

Kontakt w sprawach prywatności: team@rles.pl.

W sprawach bieżących (organizacja meczów, zgłoszenia, wsparcie) kontakt może odbywać się też przez ticket na Discordzie.

2. Kogo dotyczy ta polityka

  • osób zgłaszających drużynę i zawodników (w tym kapitanów),
  • osób kontaktujących się z nami (mail, formularz, Discord),
  • osób odwiedzających stronę,
  • osób, które oglądają stream lub pojawiają się na zdjęciach/relacjach z wydarzeń (np. LAN).

3. Wiek i udział w turnieju

Turniej jest przeznaczony dla uczniów szkół średnich. Minimalny wiek udziału to 15 lat.

3.1 Zgody przy osobach niepełnoletnich

W turnieju mogą brać udział osoby niepełnoletnie (15–17). W związku z tym:

  • w zakresie publikacji wyników z użyciem imienia i nazwiska oraz relacji foto/wideo (wizerunek) opieramy się na zgodzie,
  • od uczestników w wieku 15 lat wymagamy zgody przedstawiciela ustawowego (rodzica/opiekuna) na publikację wyników i wizerunku,
  • od uczestników w wieku 16–17 lat co do zasady przyjmujemy zgodę samego uczestnika, przy czym w razie wątpliwości lub wymogów szkoły możemy poprosić o dodatkowe potwierdzenie ze strony opiekuna.

4. Jakie dane zbieramy

4.1 Dane podawane w formularzu zgłoszeniowym (jednorazowym)

W zależności od roli w drużynie przetwarzamy:

  • imię i nazwisko,
  • szkołę,
  • nick na Discord,
  • nick/identyfikator na FACEIT,
  • link do profilu FACEIT,
  • adres e-mail powiązany z kontem FACEIT,
  • dodatkowo dla kapitana: adres e-mail (obowiązkowo) i numer telefonu kontaktowego.

4.2 Dane tworzone w toku rozgrywek i moderacji

W ramach organizacji i bezpieczeństwa turnieju możemy przetwarzać:

  • linki do meczów,
  • pliki demo, screeny, logi,
  • raporty sędziowskie i moderacyjne,
  • zgłoszenia naruszeń regulaminu, odwołania i korespondencję w tej sprawie,
  • informacje o decyzjach turniejowych (np. ostrzeżenia, dyskwalifikacje, bany) wraz z uzasadnieniem.

Dodatkowo w związku z prowadzeniem klasyfikacji i komunikacją wyników możemy przetwarzać:

  • wyniki meczów i statystyki,
  • wyróżnienia indywidualne,
  • imiona i nazwiska zawodników w zakresie publikacji wyników (szczegóły w punkcie 7.7 i 10.2).

4.3 Dane z komunikacji

  • treść wiadomości mailowych,
  • treść ticketów na Discordzie i komunikacji z moderacją,
  • metadane komunikacji (daty, identyfikatory zgłoszeń).

4.4 Dane z nagrań rozgrywek i komunikacji głosowej

W ramach weryfikacji toksyczności, naruszeń regulaminu i podejrzeń cheatowania:

  • możemy nagrywać przebieg gier (np. zapis rozgrywki/stream),
  • nagrywanie komunikacji głosowej (comms) dotyczy wyłącznie oficjalnych kanałów meczowych i tylko w czasie meczu.

Kanały meczowe na serwerze Discord są oznaczone jako nagrywane. Dołączając do nich w czasie meczu, uczestnik zostaje poinformowany o nagrywaniu.

Co do zasady nagrania i materiały dowodowe są przechowywane przez krótki czas operacyjny, a dłużej wyłącznie, jeśli jest to potrzebne do rozstrzygnięcia incydentu lub sporu (szczegóły w punkcie 10).

Nagrania i część materiałów przechowujemy przede wszystkim w środowisku Google Workspace Fundacji (w tym Google Drive).

4.5 Dane z płatności wpisowego

Wpisowe jest opłacane przelewem tradycyjnym. Zależnie od danych, jakie przekaże bank, możemy otrzymać i przetwarzać:

  • dane nadawcy przelewu,
  • numer rachunku nadawcy,
  • tytuł przelewu,
  • kwotę i datę,
  • potwierdzenie przelewu (jeśli zostanie przesłane).

Co do zasady nie wystawiamy „imiennych” dokumentów do każdej wpłaty. Możemy natomiast:

  • potwierdzić przyjęcie wpisowego (np. wiadomością e-mail),
  • wystawić fakturę lub inny dokument księgowy na prośbę (po otrzymaniu danych niezbędnych do wystawienia dokumentu).

Jeżeli wystawiamy dokumenty księgowe, przetwarzanie odbywa się w zakresie wymaganym przepisami rachunkowymi i podatkowymi.

Prosimy, aby w tytule przelewu nie wpisywać informacji wrażliwych ani zbędnych danych osobowych.

4.6 Dane z korzystania ze strony (cookies i podobne technologie)

Podczas korzystania ze strony przetwarzamy dane techniczne i statystyczne, m.in.:

  • adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, typ urządzenia, system,
  • informacje o aktywności na stronie (odsłony, kliknięcia, czas),
  • przybliżona lokalizacja (wynikająca z IP).

Wykorzystujemy m.in.:

  • Google Tag Manager,
  • Google Analytics 4,
  • Microsoft Clarity,
  • Cloudflare (bezpieczeństwo, CDN, ochrona przed nadużyciami).

5. Skąd mamy Twoje dane

  • bezpośrednio od Ciebie (formularz, mail, Discord),
  • od kapitana drużyny (dane członków zespołu),
  • z systemów turniejowych i platform zewnętrznych (np. FACEIT) w zakresie identyfikatorów i linków do meczów,
  • z banku (dane przelewu).

6. Weryfikacja danych członków drużyny

Kapitan zgłasza skład drużyny. Każdy członek drużyny może zgłosić nieprawidłowość danych po otrzymaniu wiadomości e-mail z adresu no-reply.

6.1 Weryfikacja, czy uczestnik jest uczniem danej szkoły

Weryfikację statusu ucznia prowadzimy przede wszystkim bezpośrednio u organizatora.

W uzasadnionych przypadkach możemy poprosić o:

  • potwierdzenie przez upoważnioną osobę kontaktową ze szkoły, lub
  • okazanie legitymacji szkolnej w sposób minimalizujący dane (np. zdjęcie z zasłoniętymi numerami/PESEL/adresem, przy widocznym imieniu, nazwisku i dacie ważności).

Podmioty wspierające organizację (samorządy uczniowskie zrzeszone w Rybnickim Porozumieniu Młodzieżowym oraz Młodzieżowa Rada Miasta Rybnika) mogą pełnić rolę kanału organizacyjnego. Co do zasady nie przekazujemy im danych osobowych do weryfikacji.

Jeśli wyjątkowo przekazanie minimalnego zakresu danych byłoby konieczne (incydentalnie i w uzasadnionych przypadkach), ograniczamy je do niezbędnego minimum, odnotowujemy kto i kiedy uzyskał dostęp oraz wymagamy zobowiązań poufności.

7. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Poniżej opisujemy najważniejsze cele przetwarzania i podstawy prawne (RODO). Dodatkowo wskazujemy, które dane są obowiązkowe.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane wymagane do zgłoszenia i udziału w turnieju (np. imię i nazwisko, szkoła, identyfikatory/nicki, kontakt kapitana) są obowiązkowe. Bez nich nie będziemy mogli przyjąć zgłoszenia, skontaktować się w sprawach organizacyjnych lub dopuścić do rozgrywek.

Dane podawane opcjonalnie (jeśli występują) służą usprawnieniu organizacji.

Zgody (marketing, cookies analityczne, publikacja imion i nazwisk w wynikach, wizerunek/relacje/stream) są dobrowolne. Brak zgody na marketing i cookies nie wpływa na możliwość udziału w turnieju.

Uwaga praktyczna: jeśli uczestnik nie wyrazi zgody na publikację imienia i nazwiska, a jego drużyna znajdzie się np. w top 5 lub otrzyma wyróżnienie, opublikujemy wynik w wariancie ograniczonym: nick + drużyna + szkoła (albo sama drużyna), bez imienia i nazwiska. Szczegóły organizacyjne opisujemy w regulaminie.

7.1 Organizacja turnieju

Cel: przyjęcie zgłoszenia, prowadzenie rozgrywek, kontakt organizacyjny, tabele, wyniki, obsługa wsparcia.

Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

7.2 Egzekwowanie regulaminu, bezpieczeństwo rozgrywek

Cel: zapobieganie nadużyciom, weryfikacja toksyczności, naruszeń regulaminu i podejrzeń cheatowania, prowadzenie postępowań wyjaśniających, odwołań i archiwum dowodów.

Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu uczciwości rywalizacji, bezpieczeństwa uczestników i ochronie reputacji turnieju.

Zakres dowodów: linki do meczów, demo, screeny, logi, raporty sędziowskie, nagrania gry i comms.

7.3 Rozliczenia finansowe i księgowe

Cel: rozliczenie wpisowego, ewidencja i dokumentacja księgowa.

Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

7.4 Obrona i dochodzenie roszczeń

Cel: obsługa sporów, reklamacji, roszczeń (również na wypadek naruszeń regulaminu).

Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7.5 Marketing kolejnych edycji i działań Fundacji

Cel: wysyłka informacji o kolejnych edycjach turnieju oraz działaniach Fundacji, a także informacji o inicjatywach realizowanych wspólnie z Rybnickim Porozumieniem Młodzieżowym.

Kanały: e-mail (newsletter i wiadomości), Discord (ogłoszenia/DM, jeśli włączone) oraz SMS.

Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie marketingu oraz wysyłki treści marketingowych kanałami elektronicznymi.

Wysyłkę realizujemy przede wszystkim własnymi narzędziami (w ramach infrastruktury Fundacji). Jeśli zdecydujemy się na dostawcę zewnętrznego (np. system newsletterowy lub bramka SMS), będzie on działał jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy.

Informacje stricte organizacyjne dotyczące bieżącej edycji (np. harmonogramy, zmiany terminów) traktujemy jako element udziału w turnieju. Marketing i newsletter są dobrowolne i można je w każdej chwili odwołać.

7.6 Analityka i ulepszanie strony

Cel: statystyki, poprawa działania strony, analiza zachowań użytkowników.

Podstawa: cookies niezbędne: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), cookies analityczne (GA4, Clarity): zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie, w jakim jest wymagana.

GA4 i Clarity uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody w banerze/panelu cookies.

7.7 Publikacja wyników oraz relacje (w tym wizerunek)

Cel: publikacja wyników sportowych turnieju oraz wyróżnień (np. top 5 drużyn i wyróżnienia indywidualne) na naszych serwisach i kanałach komunikacji oraz przygotowanie relacji foto/wideo (w tym z wydarzeń stacjonarnych, jeśli się odbędą).

Zakres publikacji wyników: wyniki, nazwa drużyny, szkoła oraz imiona i nazwiska zawodników w zakresie niezbędnym do przedstawienia wyników i wyróżnień.

Zakres relacji: zdjęcia/wideo z wydarzeń (np. LAN, rozdanie nagród), w których może być widoczny wizerunek uczestnika oraz elementy identyfikujące (np. imię i nazwisko na dyplomie/ekranie, wypowiedź na scenie).

Materiały „marketingowe” z gry: krótkie urywki, highlighty i materiały promujące ligę publikujemy co do zasady w oparciu o nick + drużyna (bez pełnych danych), chyba że materiał dotyczy bezpośrednio publikacji wyników i wyróżnień.

Miejsca publikacji: strona internetowa turnieju, serwisy Fundacji, social media Fundacji, transmisje i materiały prasowe/relacje.

Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Podczas wydarzeń stacjonarnych dodatkowo stosujemy oznaczenia informujące o utrwalaniu wizerunku (np. tablice informacyjne przy wejściu).

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

  • podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie i bezpieczeństwo strony,
  • Cloudflare (ochrona i dostarczanie treści, zabezpieczenia przed nadużyciami),
  • dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych: Google (GA4, GTM) oraz Microsoft (Clarity),
  • usługom i infrastrukturze w ramach Google Workspace/Google Drive (przechowywanie części materiałów),
  • platformie FACEIT (w zakresie funkcjonowania turniejów i powiązanych usług),
  • platformie Discord (komunikacja i support),
  • sędziom, moderatorom oraz wolontariuszom działającym na podstawie umów/porozumień i upoważnień do przetwarzania,
  • bankom i podmiotom obsługującym rozliczenia,
  • podmiotom wspierającym organizację (samorządy uczniowskie, MRM) wyjątkowo i incydentalnie w ramach weryfikacji szkolnej, wyłącznie w minimalnym zakresie oraz na zasadach opisanych w punkcie 6,
  • kancelariom/obsłudze prawnej lub IT, jeśli będzie to konieczne.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia (np. Google, Microsoft, Discord) mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do USA.

W takich przypadkach stosujemy odpowiednie zabezpieczenia prawne, w tym w zależności od dostawcy: standardowe klauzule umowne (SCC) i/lub inne mechanizmy przewidziane przepisami.

Na żądanie udostępnimy informacje o stosowanych zabezpieczeniach.

10. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do celów opisanych wyżej. Poniżej podajemy realne, operacyjne okresy:

10.1 Dane i materiały operacyjne (organizacja, spory, bezpieczeństwo)

  • dane zgłoszeniowe i turniejowe (lista uczestników, kontakt, wyniki w systemie): przez czas trwania edycji oraz do 12 miesięcy po jej zakończeniu,
  • materiały meczowe i dowodowe (linki do meczów, demo, screeny, logi, raporty): co do zasady do czasu zakończenia edycji i rozstrzygnięcia wyników, a następnie do 90 dni,
  • nagrania comms (oficjalne kanały meczowe): co do zasady do 30 dni,
  • wyjątki: jeżeli doszło do incydentu, toczy się postępowanie wyjaśniające, odwołanie lub spór, materiały dowodowe przechowujemy dłużej, nie dłużej jednak niż do 12 miesięcy od zakończenia edycji (albo do czasu zakończenia sprawy, jeśli trwa dłużej),
  • ticketing i korespondencja: przez czas obsługi sprawy oraz do 12 miesięcy po jej zamknięciu.

10.2 Publikacja wyników i materiałów promocyjnych

Wyniki sportowe (w tym publikacja imion i nazwisk) oraz relacje promocyjne (foto/wideo) mogą być przechowywane i publikowane do czasu wycofania zgody albo do zakończenia prowadzenia naszych serwisów/projektu.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania, ale po jej wycofaniu przestaniemy publikować dany materiał w ramach kanałów, które kontrolujemy (z zastrzeżeniem ograniczeń technicznych i archiwów niezależnych, np. publikacji prasowych po stronie redakcji lub zrzutów/udostępnień osób trzecich).

10.3 Rozliczenia

dane księgowe (wpisowe, dokumenty rozliczeniowe, faktury na prośbę): przez okres wymagany przepisami.

10.4 Analityka

dane analityczne (GA4/Clarity): zgodnie z ustawieniami narzędzi i do czasu cofnięcia zgody.

Materiały (w tym część nagrań i relacji) przechowujemy głównie w środowisku Google Workspace Fundacji.

11. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania,
  • usunięcia,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych,
  • sprzeciwu (w zakresie, w jakim podstawą jest uzasadniony interes),
  • cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
  • złożenia skargi do Prezesa UODO.

Jak skorzystać z praw

Napisz na team@rles.pl. Żeby nie wydać danych „komuś obok”, możemy poprosić o dodatkową weryfikację (np. odpowiedź z tego samego adresu e-mail, który był użyty w zgłoszeniu, lub podanie danych identyfikujących zgłoszenie).

Ważne ograniczenia

Prawo do usunięcia nie zawsze będzie możliwe, jeśli dane są potrzebne do wykonania umowy (udział w turnieju), do rozliczeń księgowych albo do obrony roszczeń.

Cofnięcie zgody działa na przyszłość i nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania.

12. Zautomatyzowane decyzje

Możemy stosować automatyczne mechanizmy bezpieczeństwa (np. Cloudflare/WAF, blokady botów, filtry antyspam). Mogą one czasowo ograniczyć dostęp do strony lub formularza, jeśli ruch wygląda podejrzanie.

W sprawach turniejowych (np. dyskwalifikacja, bany) decyzje są co do zasady podejmowane przez człowieka na podstawie zebranych dowodów.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyk, m.in. kontrolę dostępu, upoważnienia, umowy z osobami przetwarzającymi, zabezpieczenia serwerów i ochronę przed nadużyciami.

Materiały turniejowe (w tym część nagrań i dowodów) przechowujemy w środowisku Google Workspace Fundacji (w tym Google Drive). Dostęp jest nadawany wyłącznie osobom, które muszą przetwarzać dane do realizacji zadań (np. sędziowie, moderatorzy) i jest ograniczany zgodnie z rolą.

14. Pliki cookies i podobne technologie

Na stronie stosujemy cookies i podobne technologie.

14.1 Cookies niezbędne

Są potrzebne do działania strony oraz zapewnienia bezpieczeństwa (np. zabezpieczenia antynadużyciowe). Ich użycie nie wymaga zgody.

14.2 Cookies analityczne

Służą do analizowania ruchu i poprawy strony. W zakresie wymaganym prawem działają na podstawie Twojej zgody.

14.3 Google Tag Manager i Google Analytics 4

GTM służy do zarządzania skryptami na stronie, a GA4 do analityki. Po odmowie zgody skrypty analityczne nie powinny zbierać danych w celach analitycznych/marketingowych.

Jeżeli wdrożymy Google Consent Mode, będzie on działał w tle zgodnie z ustawieniami panelu zgód i ograniczy sposób działania tagów po odmowie.

14.4 Microsoft Clarity

Clarity pomaga nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony (np. mapy kliknięć i nagrania sesji). Nagrania mogą obejmować sposób wypełniania formularzy (bezpieczne wdrożenie zakłada maskowanie pól, w szczególności danych kontaktowych). W zakresie wymaganym prawem uruchamiamy Clarity dopiero po wyrażeniu zgody.

14.5 Jak zarządzać cookies

Możesz zmienić ustawienia cookies w przeglądarce oraz w panelu zgód na stronie (CMP), gdy zostanie wdrożony.

15. Linki i usługi zewnętrzne

Strona może zawierać linki lub osadzenia treści zewnętrznych (np. stream). Dostawcy tych usług mogą przetwarzać dane na własnych zasadach.

Dotyczy to w szczególności Discorda: Discord nie jest własnością Fundacji. Użytkownik korzysta z niego na zasadach Discorda, a Fundacja administruje danymi przetwarzanymi w ramach własnego serwera (np. tickety, zgłoszenia, moderacja) zgodnie z niniejszą polityką.

16. Zmiany polityki

Możemy aktualizować tę politykę, jeśli zmienią się narzędzia, procesy lub przepisy. Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą.